উপস্থিত কর্মকর্তাদের উদ্দেশে বক্তারা বলেন, পোস্টাল ব্যালট প্রক্রিয়ার মাধ্যমে কর্মস্থলে থেকেও ভোটাররা তাদের ভোটাধিকার নিশ্চিত করতে পারেন। এই প্রক্রিয়াটি সহজতর করতে এবং সাধারণ ভোটারদের মধ্যে সচেতনতা বৃদ্ধিতে এ ধরনের আয়োজন অত্যন্ত সহায়ক। এছাড়াও সভায় নির্বাচনী দায়িত্ব পালনকারী ব্যক্তিবর্গ কীভাবে সময়মতো পোস্টাল ব্যালটের জন্য আবেদন করবেন এবং ভোট প্রদান করবেন, সে বিষয়ে হাতে-কলমে ধারণা প্রদান করা হয়। সংশ্লিষ্ট দপ্তরগুলোর কর্মকর্তাদের নিজ নিজ প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের এই প্রক্রিয়া সম্পর্কে অবহিত করার নির্দেশনা দেওয়া হয়েছে।